Personvern

Ishockeyklubben Stavanger
Postboks 616, 4090 Hafrsfjord
Org.nr. 971340347

Kontaktinformasjon
post@stavangerhockey.no

Informasjon IHK Stavanger innhenter

Siste versjon: august 2026

Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor IHK Stavanger, heretter «idrettslaget», samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot medlemmer, herunder mindreårige medlemmers foresatte, og frivillige (herunder tillitsvalgte, trenere, oppmenn og andre frivillige).

Idrettslaget ved øverste leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av idrettslaget. Det daglige ansvaret er delegert til daglig leder og administrativ medarbeider. Personvernerklæringen som følger under, inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom idrettslaget, og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.

Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven, slik disse til enhver tid gjelder.

1. Vår bruk av personopplysninger

Idrettslaget samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og for å oppfylle de krav som stilles til oss som behandlingsansvarlig.

Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv, men i noen tilfeller henter vi også opplysninger fra tredjepart, f.eks. fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamlingen er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.

2. Utlevering av personopplysninger – Overføring av personopplysninger til tredjepart

Dine personopplysninger behandles konfidensielt, og det er bare de i idrettslaget som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som har tilgang til dem. Som hovedregel deles ikke dine personopplysninger med noen utenfor idrettslaget.

Opplysninger om deg lagres i idrettens sentrale database, hvor Norges idrettsforbund (NIF) og dets organisasjonsledd har tilgang. Du kan selv administrere hvilke opplysninger som er tilgjengelige i databasen ved å logge deg inn på «Min idrett». For behandlingen av personopplysninger som inngår i idrettens sentrale database, foreligger det et felles behandlingsansvar mellom NIF og dets organisasjonsledd. Denne ordningen er nærmere beskrevet i NIFs personvernerklæring.

Personopplysninger kan gjøres tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte idrettslaget, eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer, og den daglige driften av de forskjellige lagene, camper, Hfo mv. via Google skjema, Spond og våre hjemmesider. Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten, inngås databehandleravtaler i tråd med personvernforordningen artikkel 28, slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.

Enkelte av verktøyene vi bruker (blant annet Google-tjenester som Google Analytics og Google skjema) kan innebære at opplysninger behandles av leverandører etablert utenfor EU/EØS, herunder i USA. Slike overføringer skjer i så fall på grunnlag av en gyldig overføringsmekanisme, som EU-US Data Privacy Framework eller EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC-er), supplert med nødvendige tilleggstiltak der det kreves. Vi følger utviklingen i regelverket for overføring av personopplysninger til USA, ettersom dette fra tid til annen er gjenstand for rettslig prøving i EU.

Det kan også hende vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten og NAV).

3. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap eller frivillighet i idrettslaget. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse, postadresse, statsborgerskap, kjønn, idrettens personID, familietilknytninger, lisenser/forsikringer, overganger, kurs/kompetanse, roller og verv, om politiattest er fremvist, at medlems- og treningsavgift er betalt, og tilknytning til konkurranseaktivitet. Vi kan også behandle personopplysninger som bilde- og videoopptak fra trening, kamp og arrangementer. Dersom det er nødvendig, kan også andre personopplysninger registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette.

I forbindelse med deltakelse på arrangementer der det serveres mat, kan vi samle inn informasjon om allergier og matpreferanser. På trening eller under arrangementer kan det også behandles opplysninger om treningsresultater, prestasjon og progresjon. I noen tilfeller vil slike opplysninger regnes som særlige kategorier av personopplysninger (f.eks. helseopplysninger), og vi behandler slike opplysninger kun i den utstrekning vi har et gyldig behandlingsgrunnlag, typisk uttrykkelig samtykke.

Barn og mindreårige: De fleste av idrettslagets medlemmer er barn og unge. Vi legger vekt på å begrense innsamlingen av personopplysninger om mindreårige til det som er nødvendig for aktiviteten, og vi innhenter samtykke fra foresatte der dette kreves, blant annet ved publisering av bilde/video og ved behandling av helseopplysninger. Foresatte kan til enhver tid be om innsyn i, retting av eller sletting av opplysninger registrert om sitt mindreårige barn.

For informasjonskapsler (cookies) på nettsiden, se eget avsnitt lenger ned på siden.

4. Grunnlag for behandlingen

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger i idrettslaget er først og fremst medlemsavtalen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b), men vi innhenter også samtykke for enkelte behandlinger (bokstav a), og har i noen tilfeller en rettslig forpliktelse som grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten (bokstav c).

For enkelte organisatoriske og administrative oppgaver, utover det som er strengt nødvendig for administrering av medlemskap, kan vi behandle dine personopplysninger på grunnlag av vår berettigede interesse (bokstav f) og for statistiske formål. Vi fører blant annet statistikk for å ha oversikt over aktivitet i de enkelte idrettsaktivitetene, noe vi også rapporterer videre til særforbund og NIF. Når vi behandler personopplysninger på andre grunnlag enn medlemsavtalen eller ditt samtykke, har vi vurdert om formålet med behandlingen er forholdsmessig sammenlignet med hensynet til ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter blant annet muligheten til å allokere ressurser etter behov, utvikle tilbud til medlemmene og sikre en god administrering av idretten i idrettslaget.

Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag bruker vi et eget samtykkeformular, slik at vi kan dokumentere et gyldig samtykke. Dette gjelder blant annet for de særlige kategoriene av personopplysninger vi i noen tilfeller behandler, og for bilde-/videopublisering.

5. Lagring av personopplysningene og sletting

Lagring av opplysninger som idretten har et felles ansvar for (se punkt 2 ovenfor) håndteres av NIF på vegne av idretten. Ytterligere informasjon om dette finnes i personvernerklæringen på www.idrettsforbundet.no.

Idrettslaget sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Dette betyr at vi eksempelvis sletter opplysninger samlet inn for å administrere ditt medlemskap i det du ikke lenger er medlem i idrettslaget. Opplysninger om medlemmets foresatte slettes på samme tidspunkt, med mindre den foresatte er registrert i tilknytning til et annet medlem, eller vedkommende har en rolle som frivillig.

Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for den, vil vi slette dine opplysninger.

Merk at det kan foreligge lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode (f.eks. bokføringsregelverket). Andre opplysninger vil også være nødvendig å beholde av hensyn til forsikringsavtaler. Vi har egne sletterutiner per behandlingsaktivitet.

6. Dine rettigheter som registrert

Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Dersom du ber oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene, vil vi besvare henvendelsen innen én måned. Henvendelser kan rettes til dagligleder@stavangerhockey.no.

Innsyn: Du kan be om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste tilfeller vil opplysningene vi har lagret om deg vises ved innlogging på «Min idrett».

Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg er feil (f.eks. e-postadresse eller verv), kan du be om at vi retter dette. Du kan også selv rette opplysninger ved innlogging på «Min idrett».

Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.

Trekke samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til at vi lagrer og behandler dine personopplysninger, der slikt samtykke er gitt. Dette gjelder eksempelvis behandling av helseopplysninger eller publisering av bilder/video.

Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen, eller trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon vi har lagret om deg bli slettet, forutsatt at vi ikke har annet grunnlag for å beholde den. Ønsker du sletting under andre omstendigheter, kan du henvende deg til oss om dette.

Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til idrettslaget, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale, f.eks. opplysninger administrert under ditt medlemskap eller bilder. Ønsker du å utøve retten til dataportabilitet, sender vi de aktuelle opplysningene til deg, eller til en tredjepart du utpeker, så fremt dette er teknisk mulig.

Rett til begrensning: Du kan be om at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger.

Rett til å klage: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger er i strid med personvernforordningen eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Klage kan leveres på www.datatilsynet.no.

Ønsker du mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på dagligleder@stavangerhockey.no.

7. Endringer i vår personvernerklæringen

Vi kan endre personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn, blant annet for å holde den oppdatert i tråd med endringer i personvernregelverket. Når vi gjør endringer, oppdaterer vi revisjonsdatoen øverst på siden, og den reviderte erklæringen gjelder fra denne datoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen jevnlig for å holde deg oppdatert på hvordan vi beskytter dine opplysninger.

Informasjon vi innhenter ved besøk på nettsiden

Ved besøk på nettsiden vil vår nettleverandør kunne innhente informasjon som er nødvendig for å levere en stabil tjeneste. Du kan lese mer om dette i personvernerklæringen til Hjelseth Computers.

Informasjonskapsler (cookies)

Hvordan vi bruker cookies

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) og lignende sporingsteknologi på våre nettsider for å gi deg bedre tjenester. Noen informasjonskapsler er helt nødvendige for at nettsiden skal fungere, mens andre brukes til å forbedre ytelsen, brukeropplevelsen og til statistikk.

Bruk av informasjonskapsler som ikke er strengt nødvendige for at nettsiden skal fungere, krever ditt samtykke, jf. ekomloven § 3-15 og personvernregelverket. Når du besøker nettsiden vår, får du mulighet til å ta stilling til hvilke kategorier av informasjonskapsler du samtykker til.

Det skal være like enkelt å avvise alle ikke-nødvendige informasjonskapsler («avvis alt») som å godta dem («godta alt»), i ett klikk. Ingen bokser er forhåndshuket, og ingen ikke-nødvendige informasjonskapsler eller sporingsskript lastes før du har gitt samtykke. Du kan samtykke separat til de ulike kategoriene, og du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt via lenken for å administrere informasjonskapsler nederst på siden, eller ved å endre innstillingene i nettleseren din.

Funksjonelle/nødvendige cookies brukes til å:
– huske innloggingsopplysningene dine
– ivareta sikkerheten når du er innlogget
– sørge for at nettsidene ser konsistente ut
Disse krever ikke samtykke.

Ytelses- og statistikkcookies brukes til å:
– forbedre ytelsen til nettsidene gjennom å laste sidene raskere
– forbedre brukeropplevelsen
– måle bruken av nettsiden, blant annet gjennom Google Analytics (se eget punkt om statistikk)

Målrettede/markedsføringscookies brukes til å:
– la deg dele og like innhold
– sende informasjon til andre nettsteder for å tilpasse innhold og reklame
Disse settes kun dersom du har samtykket til det.

Ditt samtykke og dine valg

Dersom du ikke samtykker til ikke-nødvendige informasjonskapsler, vil kjernefunksjonaliteten på nettsiden likevel fungere som normalt.

Dersom du vil slette informasjonskapsler som allerede er lagret på din enhet, følger du instruksjonene for din nettleser, normalt tilgjengelig under Hjelp/Innstillinger i menyen.

Du kan lese mer om cookies og hvordan du styrer dem på www.aboutcookies.org, eller ved å klikke på Hjelp i nettleseren din.

Statistikk

Vi bruker Google Analytics for å måle antall besøkende, hvilke sider som er mest populære, hvor lenge besøkene varer og annen tilhørende informasjon. Data behandles kun dersom du har samtykket til statistikkcookies, jf. avsnittet om informasjonskapsler ovenfor.

Denne informasjonen anonymiseres eller pseudonymiseres så langt det lar seg gjøre via Google Analytics’ verktøy, og benyttes kun til å gi et helhetsinntrykk – vi identifiserer ikke enkeltpersoner gjennom statistikkinnhentingen. Les mer i personvernerklæringen fra Google.

Tredjepartsverktøy

Tekster

Nettsiden benytter skrifttyper gjort tilgjengelig via Google Fonts. Ved lasting av slike skrifttyper samles det, etter vår viten, ingen personopplysninger om den besøkende.

Tredjepartsinnhold

Det hender vi inkluderer videosnutter, bilder eller innhold fra andre tredjeparters nettsider. Slikt innhold behandler den besøkende som om vedkommende var på det inkluderte innholdets egen nettside, og det kan derfor forekomme at det lagres informasjonskapsler eller innhentes statistikk hos disse tredjepartene.

Generelt

Avviksmelding og påmeldinger

På nettsidene våre kan du melde deltakere på arrangementer. Vi ber da om navn og kontaktinformasjon til en kontaktperson, og eventuelt til deltakere. Personopplysninger vi mottar gjennom slike forespørsler brukes ikke til andre formål enn administrasjon, korrespondanse eller å komme i kontakt med deg. Avviksmeldninger går nå gjennom NIF sin krypterte portal “mitt varsel”. her vil ikke opplysninger være tilgjengelig for andre enn administrator og behandlende saksbehandler.